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Organização de acervos para empresas: conheça as vantagens

De memória afetiva dos clientes a apoio jurídico, entenda qual a importância da gestão de documentação histórica empresarial



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Foto: Abbe Sublett

A gestão eficaz de acervos históricos empresariais é essencial para preservar a memória empresarial, fortalecer a identidade corporativa e garantir o acesso rápido e eficiente a informações valiosas. Manter um registro organizado do passado de uma empresa não é apenas uma prática de preservação, mas também uma estratégia inteligente para impulsionar a companhia no presente e no futuro.


Imagine uma empresa em meio a um processo jurídico de caducidade de marca, onde a prova do uso contínuo da marca é fundamental para vencer a concorrência. A documentação histórica, muitas vezes, está espalhada e desorganizada. Quem conseguir reunir as evidências de forma rápida e eficaz, tem maior chance de vencer.


Em outra situação, um colaborador recém-chegado em uma empresa para trabalhar no lançamento de um novo produto precisa se familiarizar com a história e identidade da marca. Como ele pode lançar um produto sem conhecer a fundo a história e os valores dessa marca? A familiaridade com a marca é essencial para uma campanha assertiva, mas ela só é garantida se o acervo histórico está preservado e organizado.


E ainda, quando uma celebridade menciona em suas redes sociais que um produto marcou sua infância, a empresa dona da marca tem a oportunidade de resgatar campanhas, comerciais e embalagens antigas do produto, aproveitando a mídia espontânea gerada pelo famoso.


Neste artigo, você vai descobrir o que é a organização de acervos históricos, conhecer os desafios enfrentados pelas empresas com documentação desorganizada, entender as vantagens de cuidar da documentação histórica empresarial e descobrir exemplos inspiradores de empresas que já adotam essa prática. Além disso, você vai aprender as estratégias e o passo a passo para implementar um projeto de organização de acervos históricos em empresas.


O que é organização de acervo histórico?


A organização de acervos históricos é um conjunto de procedimentos que envolve atividades como higienização, classificação, catalogação, identificação, acondicionamento, digitalização e guarda de documentos históricos. Com técnicas e metodologias adequadas, a organização de acervos facilita o acesso e a recuperação de dados, informações e imagens e é uma etapa fundamental para garantir a preservação do patrimônio histórico, bem como auxiliar na gestão de conhecimento.


Nas empresas, um acervo histórico organizado ajuda a preservar a história e a memória, reforça a identidade e a reputação, fortalece vínculos com stakeholders, e é uma ferramenta de gestão, de comunicação e também de responsabilidade histórica. No entanto, muitas empresas enfrentam desafios comuns ao lidar com seus acervos históricos, o que pode ser bastante problemático. Alguns desses desafios incluem:


  • Dificuldade em localizar documentos específicos: Com acervos desorganizados, é comum que as empresas enfrentem dificuldades em localizar documentos específicos quando são necessários para alguma demanda interna ou externa.

  • Perda de documentos históricos importantes: Sem um sistema eficaz de organização e preservação, documentos históricos importantes podem ser perdidos ao longo do tempo, prejudicando a memória e a história da empresa.

  • Danos e deterioração de documentos: A falta de manutenção e de condições adequadas de acondicionamento pode levar à deterioração e danos irreparáveis em documentos históricos, resultando na perda de informações valiosas.


Valor estratégico da organização de acervos históricos para empresas


A organização de acervos históricos desempenha um papel importante no ambiente corporativo, oferecendo um valor estratégico significativo para as empresas. Além de preservar a história e a memória institucional, a gestão adequada desses acervos contribui para a melhoria da gestão do conhecimento, facilita o acesso à informação, fortalece a identidade corporativa e auxilia no cumprimento de obrigações legais e regulatórias.


Em um cenário empresarial cada vez mais competitivo e dinâmico, a organização de acervos históricos se torna não apenas uma prática de preservação, mas também uma estratégia para o sucesso e a sustentabilidade das organizações a longo prazo.


A organização de acervos históricos em empresas traz uma série de benefícios, tais como:


  1. Preservação da história e da memória da empresa: Ao organizar seus acervos históricos, a empresa garante a preservação de sua história e memória institucional, permitindo que as gerações futuras tenham acesso a informações valiosas sobre sua trajetória e evolução, bem como do contexto onde a sua atuação se deu e se dá. No Memória Votorantim, a multinacional fundada em 1918 reserva um espaço dedicado à narrativa da sua história, não apenas para os visitantes, mas também para os novos colaboradores, gerências, diretorias e sucessores da família. Um dos principais objetivos de expor a documentação histórica organizada é instigar o senso de legado em todas as gerações que contribuem para a construção dessa história.

2. Facilidade de acesso à informação e melhoria da gestão do conhecimento: Com acervos organizados, a empresa facilita o acesso rápido e eficiente às informações, dados e imagens históricas. Isso permite que funcionários, pesquisadores e demais interessados encontrem facilmente os registros de que precisam, contribuindo para a gestão do conhecimento da empresa. A organização desses acervos também possibilita o compartilhamento de informações relevantes e a utilização do conhecimento acumulado para a tomada de decisões estratégicas.

3. Comunicação corporativa e marketing: Ao preservar e divulgar sua história, a empresa valoriza sua marca, fortalece sua identidade corporativa e cria planos de marketing mais assertivos e embasados, gerando maior engajamento, identificação e vínculo por parte dos colaboradores e clientes. A Granado é um exemplo notável de uma marca que utiliza sua história para comunicar e fortalecer sua identidade. Em seu vídeo institucional, a empresa narra sua fundação em 1870 e destaca os momentos cruciais de sua jornada: desde a criação de seus produtos icônicos, passando pelos prêmios e reconhecimentos recebidos, até suas ações pioneiras e clientes renomados. A narrativa envolvente do vídeo, aliada às informações históricas, não só reforçam a reputação da marca, mas também conquistam o público.


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Vídeo institucional da Granado

4. Prova em processos jurídicos: acervos históricos organizados podem servir como evidências em processos legais, como de caducidade de marca, de direito autoral, de direito de uso de imagem, propriedade intelectual, proteção animal, disputa de ícones e identidade visual de marca. O Nestlé Centro de Memória já atendeu dezenas de solicitações do departamento jurídico da empresa. Em uma delas, a Nestlé França precisava de evidências da mudança da lata de Nescau slim para a lata torcida em uma ação jurídica referente ao design da embalagem. Muito rapidamente, a equipe do centro de memória encontrou no banco de dados as latas que provavam a alteração e também montou um dossiê completo com cartazes, comerciais e anúncios que mostravam as transformações nas embalagens do produto em diferentes épocas.


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Dossiê embalagem torcida de Nescau

5. Redução de custos e riscos: Uma gestão eficiente dos acervos históricos pode reduzir custos operacionais e minimizar os riscos de perda ou danos aos documentos, evitando gastos desnecessários com recuperação de informações perdidas ou armazenamento de duplicatas.


6. Memória afetiva dos consumidores: A relação entre consumidores e empresas é frequentemente marcada por aspectos afetivos, muitas vezes ligada a lembranças pessoais relacionadas a marcas e produtos específicos. Quando uma empresa consegue atender às solicitações dos consumidores, fornecendo informações ou imagens que remetem a momentos marcantes de suas vidas, um vínculo emocional é estabelecido de forma significativa. Um exemplo disso é o caso do Nestlé Centro de Memória, que recebeu a solicitação de um consumidor sobre um bombom de sua infância, cujo sabor era de pera e a embalagem era rosa e verde limão. “Eu conto e ninguém acredita”, ele dizia na mensagem. Com a documentação organizada, foi possível encontrar a imagem solicitada e enviá-la ao consumidor, proporcionando uma experiência memorável e fortalecendo a relação de afeto com a marca.

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Imagem do bombom de pêra, da Garoto

Esses benefícios ressaltam o potencial da organização de acervos históricos para empresas, destacando como essa prática pode contribuir significativamente para a continuidade e o crescimento sólido do negócio.


Toda empresa deve fazer organização de acervos?


A organização de acervos é fundamental para todas as empresas, independentemente do seu porte, da área de atuação ou tempo de atividade.


É possível e desejável que as empresas invistam na organização de seus acervos históricos desde sua fundação. Afinal, os documentos históricos são gerados no dia a dia do trabalho desde o primeiro momento e podem ser coletados e tratados para contar a história da empresa desde sua origem mais remota. Começar as atividades com um acervo organizado traz diversas vantagens para a gestão do negócio, incluindo a simplificação dos processos, a otimização dos espaços e a redução de custos.


As empresas novas têm a vantagem de não perder no tempo as informações sobre a documentação histórica produzida, registrando-as quase em tempo real por meio da catalogação. Já as empresas estabelecidas precisam incluir algumas etapas extras no projeto de organização de acervos, como a coleta e a organização da massa documental acumulada, muitas vezes dispersa em várias unidades da empresa.


Como implementar um projeto de organização de acervos?


Agora que já está claro o que é organização de acervos históricos e para que serve, como e por onde começar?


O primeiro passo é fazer um diagnóstico da situação do acervo histórico da empresa. É necessário estudar a companhia, entrevistar os gestores, fazer visitas técnicas para conhecer a documentação acumulada e os espaços físicos das instalações, para entender o fluxo de trabalho das mais diversas áreas. Além disso, é preciso compreender os problemas e as necessidades da companhia e também o orçamento disponível, bem como o prazo. A partir dessas informações é que o projeto será estruturado e, as etapas de execução, estabelecidas.


Em seguida, o escopo de guarda do acervo é definido, bem como o material de acondicionamento a ser usado. Muitas vezes é preciso criar estratégias de sensibilização dos colaboradores para o projeto que será implementado, além de elaborar cartilhas e campanhas de orientação sobre o escopo e o recolhimento do acervo histórico das áreas.


Por fim, cria-se um sistema de classificação e uma ficha catalográfica, prepara-se o espaço de trabalho (que pode ser dentro da empresa ou em uma sala fora) e é feita a capacitação da equipe que vai tratar o acervo. A isso segue-se a higienização, a catalogação, a digitalização, a identificação e o acondicionamento do material.


Gestão contínua de acervos


Após a implantação do projeto de organização de acervos históricos, a gestão contínua é essencial. Enquanto a empresa estiver em atividade, continuará a produzir documentação histórica sobre suas operações, que precisará ser cuidadosamente mantida e organizada. Esse trabalho não deve ser encarado como uma tarefa isolada, mas sim como parte integrante do funcionamento da empresa.


É importante compreender que a implementação de um projeto de organização do acervo não pode ser uma ação pontual. Sem uma gestão contínua, todo o investimento feito para organizar a massa documental acumulada pode ser perdido, já que, com o tempo, os documentos podem voltar a se desorganizar pela manipulação incorreta dos usuários e pelo acúmulo de novos documentos junto aos demais.


Manter uma gestão contínua do acervo não apenas é mais econômico, mas também mais eficiente. Esta prática garante que a documentação histórica esteja sempre acessível e organizada, facilitando a recuperação de informações quando necessário e preservando a memória da empresa ao longo do tempo.


Contrate empresas especializadas em organização de acervos


Empresas especializadas podem auxiliar a sua companhia a desenvolver um bom projeto de organização e gestão de acervos históricos. Elas contam com profissionais dotados de técnicas e metodologias adequadas para criar soluções específicas para as suas questões e executar as atividades demandadas. A Raiz Projetos e Pesquisas de História é uma dessas empresas e tem experiência com organização de acervos históricos de empresas de diferentes portes. Para falar conosco sobre o seu projeto, entre em contato.


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