Arquivo Condomínio Hemag VII

O arquivo do condomínio Hemag VII, situado no bairro de Pinheiros na cidade de São Paulo foi organizado pela Raiz Projetos e Pesquisas de História em 2023, com o objetivo de liberar espaço que estava ocupado pela grande quantidade de documentos acumulados elocalizar rapidamente a documentação sempre que preciso. Após a organização dos arquivos, ambos os objetivos foram alcançados.

O projeto teve início com uma visita técnica de diagnóstico em que foi verificada a quantidade de documentos a serem trabalhados, as condições de conservação e acondicionamento dos mesmos e dos espaços disponíveis para a execução do trabalho. Em seguida, foi criada uma metodologia específica para as condições avaliadas, foram adquiridos os materiais de acondicionamento, equipamentos de proteção individual (EPIs) e materiais de escritório necessários para a realização do serviço.

Uma sala de trabalho foi preparada e toda a documentação a ser trabalhada foi reunida nesse espaço. A tabela de temporalidade, que define os prazos de retenção e o destino final dos documentos, foi aplicada. Depois disso, a documentação passou por uma análise minuciosa para que fosse categorizada de acordo com a tabela de temporalidade fornecida. Os documentos foram higienizados e acondicionados de acordo com um plano de classificação pré-estabelecido.

Para facilitar a localização e identificação, caixas foram rotuladas com o ano, tipo de documento e marcadas com cores diferentes para indicar se eram arquivo corrente, temporário ou permanente. Qualquer documento que já não era necessário foi encaminhado para descarte adequado.

Adicionalmente, um relatório detalhado foi compilado, incluindo sugestões para a continuidade do tratamento documental, tais como digitalização dos documentos de guarda permanente e temporária e organização do arquivo nato-digital, além da revisão periódica dos arquivos físicos.