Suzano

Sobre o Cliente

Com mais de 100 anos de história, a Suzano reúne um grande patrimônio documental que registra sua trajetória, a evolução da família e do negócio e a construção de sua cultura organizacional. São documentos, fotografias, publicações, materiais audiovisuais, objetos históricos e arquivos nato-digitais produzidos ao longo de décadas.

A reestruturação do Centro de Documentação e Memória surgiu do desejo de organizar esse patrimônio e ampliar seu potencial de uso, transformando a memória institucional em um recurso estratégico para a comunicação, a cultura, a gestão do conhecimento e a reputação da empresa.

O Desafio

O principal desafio era compreender o cenário atual do acervo após anos de crescimento e mudanças organizacionais.

Entre os principais pontos identificados estavam:

• ausência de um diagnóstico consolidado do patrimônio histórico;

• documentação dispersa em diferentes ambientes físicos e digitais;

• múltiplos HDs, servidores e espaços em nuvem sem padronização;

• inexistência de uma política integrada para documentos nato-digitais;

• necessidade de avaliar a infraestrutura física para futura reserva técnica;

• necessidade de compreender como diferentes áreas utilizavam a memória institucional;

• definição de prioridades para a reimplantação do Centro de Memória.

Serviços realizados

Diagnóstico do acervo físico

• Análise da documentação histórica e das condições de preservação do acervo.

• Avaliação dos espaços de guarda internos e na guarda terceirizada.

• Identificação de riscos e oportunidades para a conservação e organização do acervo documental.

Diagnóstico do acervo digital

• Mapeamento dos ambientes digitais, incluindo servidores, HDs externos e espaços em nuvem.

• Avaliação da organização dos documentos nato-digitais e digitalizados.

• Identificação de duplicidades, lacunas e oportunidades de padronização.

Mapeamento institucional

• Entrevistas com colaboradores de diferentes áreas para compreender os fluxos documentais e os usos da memória institucional.

• Levantamento das demandas internas e das expectativas em relação ao futuro Centro de Documentação e Memória.

Consultoria estratégica

• Elaboração de recomendações para a reestruturação do Centro de Documentação e Memória.

• Definição de prioridades, diretrizes de governança e recomendações para infraestrutura, organização e gestão do acervo.

Capacitação

• Desenvolvimento de um Manual de Organização do Acervo Digital.

• Realização de palestra para apresentação dos resultados do diagnóstico e sensibilização das equipes sobre o potencial estratégico da memória institucional.

Metodologia

A consultoria combinou diferentes frentes de investigação:

• visitas técnicas;

• avaliação dos ambientes de guarda

• análise da reserva técnica;

• levantamento de infraestrutura;

• entrevistas com áreas estratégicas;

• análise dos fluxos documentais;

• mapeamento do patrimônio digital;

• avaliação dos sistemas existentes;

• elaboração de recomendações técnicas e estratégicas.

Entregas

O projeto resultou em três entregas principais

1 - Relatório de Diagnóstico Estratégico

• panorama completo do acervo;

• análise física e digital;

• diagnóstico organizacional;

• riscos;

• oportunidades;

• plano de recomendações.

2 - Manual de Organização do Acervo Digital

• estrutura de pastas;

• padronização documental;

• separação entre arquivo corrente e acervo histórico;

• diretrizes para documentos nato-digitais;

• recomendações para preservação digital.

3 - Palestra Executiva

• sensibilização das equipes;

• potencial estratégico da memória institucional;

• apresentação dos resultados;

• próximos passos para implantação do Centro de Memória.

Resultados

O projeto proporcionou à Suzano:

• visão integrada sobre seu patrimônio documental;

• diagnóstico técnico dos acervos físico e digital;

• identificação de riscos de preservação;

• compreensão dos fluxos documentais;

• diretrizes para organização do acervo digital;

• subsídios técnicos para a reimplantação do Centro de Documentação e Memória;

• alinhamento das lideranças quanto ao potencial estratégico da memória institucional.

Diferenciais da Raiz

• Visão integrada sobre acervos físicos, digitais e seus fluxos de informação.

• Metodologia própria, que combina pesquisa histórica, práticas arquivísticas e planejamento estratégico.

• Diagnósticos orientados para apoiar a tomada de decisão.

• Recomendações técnicas alinhadas à realidade e aos objetivos de cada organização.

• Memória institucional entendida como um ativo para cultura, comunicação, reputação e gestão do conhecimento.

• Projetos que articulam preservação, organização e ativação da memória institucional.

Próximos passos

O diagnóstico foi o ponto de partida para a reestruturação do Centro de Documentação e Memória da Suzano. A partir dele, foi possível definir prioridades e traçar um caminho para as próximas etapas do projeto, que incluem:

• implantação do Centro de Documentação e Memória;

• definição da governança do acervo;

• implantação de um banco de dados especializado;

• organização técnica dos acervos;

• desenvolvimento de uma política de preservação digital;

• catalogação e tratamento técnico dos documentos;

• digitalização de acervos;

• ações de difusão e ativação da memória institucional.

Vamos conversar?

Sua organização sabe onde está a própria memória?

A Raiz ajuda empresas e instituições a diagnosticar, organizar e transformar seus acervos em um recurso estratégico para a cultura, a comunicação e a gestão do conhecimento.