Um acervo histórico organizado pode ser uma ferramenta de gestão de negócios para as empresas
Para a maioria das pessoas, quando as palavras 'documento histórico' são mencionadas, a imagem que vem à cabeça é um papel timbrado oficial, velho, carimbado e assinado, amarelado pelo calor e pela luminosidade, com as bordas desgastadas e comidas pelas traças. Mas, na verdade, não é sobre nada disso que se está falando.
Na Memória Empresarial e na Memória Institucional, é nos documentos históricos que estão as informações para a construção das narrativas sobre uma marca, uma empresa, uma categoria, um tema.
Este artigo vai explicar o conceito de documento histórico, trazer exemplos de documentos históricos empresariais, mostrar como um acervo documental organizado serve como engrenagem propulsora nos negócios e contar como as empresas devem cuidar dele. Para conhecer as vantagens competitivas que a organização e a extroversão de acervos históricos podem oferecer, continue a leitura.
O que são documentos históricos?
Documentos históricos são registros de informações ou vestígios de um tempo passado (mesmo que um passado recente) que permaneceram conservados até o presente. É tudo aquilo que nos ajuda a contar uma história, a compreender e comprovar um acontecimento. Seu conjunto forma o acervo histórico que serve como fonte primária para historiadores acessarem dados de interesse para o desenvolvimento de uma pesquisa.
Um exemplo clássico de documento histórico é Codex Alexandrinus, um pergaminho do século V onde está manuscrito em grego parte do texto da Bíblia. Atualmente, o documento está exposto na Galeria Ritblat do Museu Britânico em Londres e sua imagem é muito semelhante à primeira coisa que nos vem à mente quando pensamos em documento histórico. Um outro exemplo, agora de história do Brasil, é a pena utilizada pela princesa Isabel para assinar a Lei Áurea. Ela faz parte do acervo do Museu Imperial e pode ser vista por todos na exposição permanente em Petrópolis (RJ). Diferente do Codex, seu suporte não é um papel escrito e sim um metal: ouro 18 quilates!
No contexto empresarial, documentos históricos são tudo aquilo que ajuda a contar a história da empresa em questão: um rótulo de uma lata, um troféu, um folheto institucional, uma fotografia de fábrica, um jingle de rádio, um anúncio em revista, um comercial de televisão, um brinde distribuído aos consumidores, um quadro, uma notícia de jornal, um meme, uma planilha de Excel, uma apresentação em Power Point…
A maior parte deles é produzida no cotidiano de trabalho dos colaboradores quando, por exemplo, criam uma peça publicitária para a campanha de lançamento de um novo produto, quando imprimem um rótulo com informações modificadas, quando fotografam um evento interno ocorrido na sede da empresa, quando publicam uma nova revista para os associados, entre diversas outras atividades.
Se forem recolhidos e cuidados no contexto de sua produção, muito maior será a quantidade de informações resguardadas sobre aquele documento. Na Editora Brasil Seikyo, a Raiz criou um workflow junto com os colaboradores que inclui na dinâmica das áreas a catalogação imediata da documentação produzida no dia a dia do trabalho. Documentos são históricos a partir do momento que fazem parte da trajetória de uma organização, pois são vestígios do passado, mesmo que seja de um passado imediato.
Por que os documentos históricos são importantes?
É nos documentos históricos que os usuários (colaboradores da empresa, prestadores de serviço, historiadores empresariais, agências de publicidade, alunos, associados, pesquisadores, etc.) encontram dados, informações e imagens para respaldar as mais diversas áreas (comunicação corporativa, recursos humanos, jurídico, marketing) em suas atividades cotidianas.
Para escrever as histórias das empresas e das suas marcas, por exemplo, precisamos de documentos históricos. É na ata de fundação que vamos encontrar a data de início das atividades da empresa. É nas fotografias da fábrica que vamos conhecer a evolução da tecnologia usada na produção. É nos troféus recebidos que vamos saber sobre a reputação construída ao longo dos anos. É nas campanhas publicitárias sobre uma marca que vamos perceber as permanências e mudanças do público-alvo. São nos vídeos de eventos internos que identificamos a presença dos colaboradores e acompanhamos sua trajetória naquela organização.
Entre os projetos de pesquisa sócio-histórica da Raiz está um sobre margarina. As embalagens brasileiras da década de 1940 permitiram rastrear o tamanho da rixa entre o novo produto e a manteiga. É que, visando afastar o produto concorrente do seu tradicional prestígio, os produtores de manteiga sugeriam que a margarina deveria ser de outra cor: verde(!), já que era vegetal.
Se esta reivindicação foi superada, outra tornou-se lei: o Decreto 15.642 de 1946 tornava obrigatório que nos rótulos a palavra margarina deveria ter no mínimo 2/3 dos caracteres de maior tamanho e o fundo tinha que ser verde. Daí que todas as embalagens de margarina entre os anos 1940 e 1980 eram verdes, muito diferentes do que são hoje, quando o amarelo e o vermelho são predominantes.
Para que servem os documentos históricos?
Portanto, um acervo organizado se torna um instrumento de gestão da informação e do conhecimento nas mãos das empresas, que servem de suporte às mais diversas áreas.
Para o jurídico, por exemplo, a documentação organizada serve de prova nas ações do Procon, de caducidade de marca, de disputa por uma marca e ajuda a defender causas. Foi o que aconteceu com a Nestlé, quando defendeu o uso da caneca vermelha de Nescafé como ícone da marca em uma ação da concorrência que queria usar uma parecida. O acervo histórico estava catalogado e digitalizado, de forma que um dossiê completo sobre o uso da caneca vermelha pela marca foi muito rapidamente elaborado. Quem tem mais informações e provas, e as apresenta mais rapidamente, sai na frente no processo. Rótulos, anúncios, comerciais e a própria caneca foram usados no dossiê.
Para a área de Recursos Humanos, a documentação histórica ajuda na integração dos colaboradores e nas ações de endomarketing, uma vez que contar a história da empresa sensibiliza, desperta a memória afetiva a partir de pontos de contato enquanto consumidor, gera a sensação de pertencimento porque conecta o trabalho dele à trajetória da empresa e vice-versa. Dessa forma, zelar pela documentação histórica da empresa é respeitar o trabalho do colaborador também, é cuidar de sua trajetória.
Precisamos dos documentos históricos também para compreender e construir a narrativa identitária e de reputação das marcas e também para estabelecer vínculos com parceiros e com a sociedade em geral.
Foi com o auxílio do resgate da documentação histórica do acervo da FCA e de outros acervos públicos e privados que a Fiat pôde costurar a história dos 120 anos da marca no Brasil com a história de Belo Horizonte e da imigração italiana. O resultado deste trabalho, que contou com a pesquisa documental da Raiz, foi a exposição Percorsi Italiani: 120 anos de história de curadoria da Cintia Reis na Casa Fiat de Cultura em Belo Horizonte. A atuação das empresas ocorre na sua inserção ao contexto social do qual ela faz parte, e sua ação é integrada a ele. Zelar pela documentação histórica de uma empresa é zelar pela história da sociedade como um todo.
Quais são os tipos de documentos históricos?
Os documentos históricos podem ter suportes variados, ou seja, podem ser feitos de diversos tipos de material, tais como papel, tecido, metal, madeira, película de filme e, mais recentemente surgiram documentos cujos formatos são nato digitais, isto é, que já nasceram digitais: arquivo em jpg, um pdf, um ppt. Podem ser de vários gêneros (aqueles que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente o suporte e o formato) também: textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, tridimensional.
Um exemplo de documento histórico do gênero textual repleto de informações que ajudam a resgatar a história da marca é a patente de 1966 do primeiro chinelo Havaianas. Nela, o novo produto é descrito: “Um novo modelo de palmilha com forquilha, caracterizado por ser a palmilha provida de uma pluralidade de pequenos frisos de forma elíptica, uniformemente distribuídos em toda superfície da palmilha, sendo a forquilha ornamentada por duas gregas, de direções paralelas, cada uma formada por pequenos frisos em linha quebrada, entrelaçados”.
As fotografias de 1921 da primeira fábrica da Nestlé Brasil em Araras (SP) e os cartazes de Creme de Leite dos anos 1990 utilizados em propaganda em pontos de venda são exemplos de documentos iconográficos.
O jingle do Guaraná Antártica de 1991 cuja letra começa com “pipoca na panela começa a arrebentar, pipoca com sal, que sede que dá!” é um exemplo de documento sonoro e está marcado na memória afetiva dos consumidores que viveram naquele momento. Uma entrevista gravada em fita cassete com a voz do colaborador que criou a logomarca da Petrobrás também.
Partindo para documentos audiovisuais, podemos citar o comercial icônico de crianças tomando leite Parmalat vestidas com fantasias de animais, um vídeo institucional ou de uma festa de fim de ano na empresa.
Já documentos tridimensionais podem ser exemplificados por uma camiseta Hering de 1910, quando a peça ainda era considerada uma roupa de baixo. Ela está exposta no Museu da Hering em Blumenau (SC). Os primeiros bonecos do Mickey e da Minnie de 1930 estão muito bem acondicionados na reserva técnica do Walt Disney Historical Archives. Por fim, a coleção das latas de Nescau desde 1932 (quando a marca ainda era escrita Nescào) está guardada na reserva técnica do Nestlé Centro de Memória.
Como cuidar dos documentos históricos?
Agora que já está claro o que são e para que servem os documentos históricos é importante compreender como eles podem ser utilizados de forma estratégica pelas empresas. Não basta apenas tê-los guardados. É preciso desenvolver um trabalho de recuperação, de organização e, em seguida, projetos de uso do acervo.
O cuidado com a documentação histórica requer técnicas, metodologias e habilidades específicas. Profissionais das áreas de biblioteconomia, gestão da informação, museologia, arquivologia, história, conservação e restauro, tecnologia da informação e design compõem as equipes multidisciplinares capacitadas para desenvolver esse tipo de trabalho.
Para além das vantagens nos negócios, dedicar-se à documentação histórica das organizações é exercer a responsabilidade histórica e social. Empresas e instituições são engrenagens fundamentais da sociedade contemporânea e, ao cuidar do acervo histórico delas, estamos cuidando também da história da sociedade contemporânea.
A Raiz Projetos e Pesquisas de História possui uma metodologia própria para realização do processo de tratamento técnico da documentação: diagnóstico, coleta, conservação e restauração, desenvolvimento de sistema de classificação, catalogação, digitalização, acondicionamento, bem como a disponibilização do acervo de forma rápida e organizada aos usuários. Se quiser saber mais sobre este trabalho, entre em contato conosco!
Perguntas e respostas
O que são documentos históricos?
São registros de informações ou vestígios de um tempo passado (mesmo que um passado recente) que permaneceram conservados até o presente. É tudo aquilo que nos ajuda a contar uma história, a compreender e comprovar um acontecimento.