Entenda a importância da organização de documentos para garantir uma administração condominial eficiente, além da preservação da história
Todos nós percebemos no dia a dia a importância de manter a documentação organizada em casa. Ter fácil acesso aos nossos documentos pessoais, como comprovantes de pagamento e certidões de nascimento, é essencial para lidar com as demandas cotidianas da vida moderna. Imagine a situação de precisar encontrar rapidamente um contrato importante, uma apólice de seguro ou até mesmo a última conta de luz para resolver uma pendência. A disciplina na organização destes documentos não apenas economiza um tempo precioso, mas também evita situações de estresse desnecessário.
Essa prática não é relevante apenas em âmbito pessoal, ela também se estende aos condomínios e prédios. A organização de arquivos em prédios e condomínios é fundamental para promover a transparência, cumprir com obrigações legais, facilitar a gestão financeira, mediar conflitos e garantir a eficácia no funcionamento das atividades cotidianas do edifício. Ela desempenha um papel crucial na preservação de registros e na viabilização do acesso para todos os envolvidos na gestão do condomínio. Além disso, essa documentação é uma fonte valiosa de conhecimento sobre a sociedade, sua história, sua cultura e sobre o desenvolvimento urbano.
Neste artigo, você vai saber qual a definição de arquivo e documento, vai conhecer os tipos de documentos encontrados em prédios e condomínios e descobrir a sua relevância para a gestão administrativa eficiente e para preservação da história da sociedade. Também vai entender sobre os passos necessários para a organização eficaz desses arquivos e acompanhar um case da Raiz Projetos e Pesquisas.
Os arquivos em prédios e condomínios são muito mais do que um amontoado de documentos. Eles são fundamentais para uma boa administração e nos permitem conhecer a história e preservar as riquezas culturais que moldam nosso presente e futuro.
O que são arquivos e documentos: definição e significado
Arquivos são conjuntos de documentos criados, acumulados ou recebidos por uma organização, por uma empresa, uma família ou um indivíduo. O grupo em questão os mantém guardados como fonte de informação para a execução de suas atividades.
Os documentos que formam os arquivos são produzidos de forma natural e rotineira, com o objetivo de servir de instrumento ou de prova das atividades daquela organização ou daquele grupo. Estes documentos podem ser de diferentes suportes, ou seja, podem ser feitos de diversos tipos de material, tais como papel, película de filme, metal, ou ainda ter formatos digitais como arquivo em jpg, em pdf, em ppt.
No contexto dos prédios e condomínios, os tipos mais comuns de documentos são em papel, tais como atas de assembleia, contratos de obra, comprovantes de pagamento, plantas do edifício e documentação de funcionários, mas também é possível considerar as fotografias e os objetos que fizeram parte da trajetória daquele edifício.
Qual a importância dos documentos de arquivo?
Cada documento de arquivo é único e uma fonte importante de informações, dados e imagens. Eles apoiam diversas áreas de gestão administrativa e cumprem papéis importantes no funcionamento da sociedade. Algumas atividades em que o uso dos documentos de arquivo podem ser aplicados são:
Prestação de contas e transparência: alguns documentos, tais como registros financeiros, desempenham um papel essencial na prestação de contas e na transparência das atividades de grupos, de organizações e de empresas. Eles possibilitam que as pessoas analisem as ações e decisões passadas e atuais.
Proteção de direitos legais: registros salvaguardados em arquivos são frequentemente usados em processos legais, como contratos, registros de propriedade e evidências em disputas jurídicas. Eles são essenciais para proteger os direitos e interesses legais das partes envolvidas.
Conformidade regulatória: a manutenção e organização de registros é essencial para atender a requisitos regulatórios e cumprir obrigações fiscais. Isso ajuda a evitar litígios e problemas legais, garantindo que as organizações estejam em conformidade com as leis e regulamentos que se aplicam às suas atividades.
Eficiência operacional: a gestão adequada de documentos de arquivos ajuda a manter registros organizados e acessíveis. Isso melhora a eficiência operacional, facilitando a recuperação de informações quando necessário.
Continuidade das operações: em situações de troca de equipes ou falecimento de familiares, os documentos de arquivos podem ser cruciais para a recuperação e a continuidade das operações de uma organização ou de negócios de família.
Apoio para a tomada de decisão: documentos de arquivos contêm informações que podem ser usadas para tomar decisões embasadas. Eles fornecem dados históricos e contexto que ajudam na formulação de políticas, estratégias empresariais, planejamento administrativo e processos decisórios.
Preservação da história e da cultura: a preservação de registros históricos como manuscritos, fotografias, objetos e documentos oficiais, ajudam a preservar a história e a cultura de uma sociedade. Eles permitem que as gerações futuras tenham acesso a informações sobre eventos passados, tradições, leis e evolução social.
Fonte de pesquisa e desenvolvimento: documentos de arquivos são uma fonte valiosa de informações e dados para pesquisa acadêmica e científica. Eles ajudam os pesquisadores a estudar tendências históricas, mudanças na sociedade, analisar dados demográficos, rastrear avanços tecnológicos, etc.
Para os prédios e condomínios, organizar o arquivo significa ganhar em transparência nas etapas de aquisição de serviços e compra de produtos, uma defesa sólida em potenciais disputas trabalhistas ou a capacidade de reunir rapidamente provas em caso de danos causados por terceiros às estruturas. Os arquivos também auxiliam na mediação de conflitos entre moradores e no cumprimento das obrigações regulatórias, servindo como evidência de conformidade. Arquivos organizados facilitam as transições de síndicos e administradoras, fornecendo um histórico completo de eventos passados.
Além disso, plantas dos prédios, documentos sobre os tipos de materiais de construção, as edições de jornal do síndico, as histórias de moradores e funcionários, por exemplo, revelam preciosas informações sobre os valores e costumes de cada época.
A Raiz Projetos e Pesquisas de História organizou o arquivo de um prédio da década de 1970. Durante a análise de um documento com os layouts das janelas dos apartamentos, a equipe reparou em informações sobre um cômodo que é incomum nos projetos arquitetônicos residenciais contemporâneos: o quarto de empregada.
E o que isso nos diz sobre a sociedade? Este documento suscita reflexões sobre as transformações sociais ao longo do tempo. Outra informação que pode ser rastreada é a evolução das tecnologias, com base nos anúncios das revistas destinadas aos síndicos, revelando a modernização dos interfones e outras comodidades com o passar dos anos.
Papéis, fotografias e objetos colocados aleatoriamente em prateleiras de uma sala não tem utilidade nenhuma quando é preciso saber rapidamente o desfecho de uma disputa jurídica entre condôminos ou provar alguma resolução decidida em assembleia de condomínio. Para que esses documentos alcancem suas potencialidades de utilização, é fundamental realizar o trabalho de coleta, armazenamento e organização adequada do arquivo.
Como organizar documentos e arquivos
A organização de documentos e arquivos exige a aplicação de técnicas, metodologias e habilidades específicas da arquivologia, da história e da biblioteconomia. De forma geral, as etapas podem ser as seguintes:
Coleta: reunião em um mesmo espaço de todos os documentos que precisam ser organizados, sejam eles físicos ou digitais.
Classificação: separação dos documentos reunidos em categorias ou grupos com base em critérios relevantes como datas, tipos de documento, assuntos, departamentos, ou ainda usando instrumentos da arquivologia como tabela de temporalidade e plano de classificação.
Descarte: separação dos documentos que não são mais necessários e que podem ser descartados de acordo com as políticas de retenção de documentos.
Identificação: atribuição de nomes ou códigos aos documentos, usando sempre um mesmo padrão, para que sejam encontrados facilmente.
Acondicionamento: guarda dos documentos físicos em caixas, pastas e espaços com armários, prateleiras ou gavetas adequados e armazenamento dos documentos digitais em uma estrutura de pastas ou sistema de gerenciamento.
Preservação: para documentos que precisam ser preservados a longo prazo, é preciso aplicar medidas de preservação adequadas, como armazenamento em condições controladas de temperatura e umidade e digitalização para backup.
Antes de iniciar essas etapas, é importante que seja feita uma avaliação diagnóstica da massa documental acumulada para elaboração do projeto. Essa avaliação envolve verificar a quantidade de documentos a serem trabalhados, avaliar as condições de conservação e acondicionamento dos mesmos, além de identificar os espaços disponíveis para a execução do trabalho. Esses são aspectos essenciais que devem ser considerados durante uma visita técnica ou uma entrevista com os responsáveis pelo projeto.
Para organizar os arquivos físicos de um edifício localizado no bairro de Pinheiros, na cidade de São Paulo, a equipe da Raiz atuou em parceria com a administradora e com a síndica. O processo começou com uma visita de diagnóstico, que permitiu à equipe desenvolver uma metodologia específica para o projeto. Em seguida , foram adquiridos os materiais de acondicionamento, equipamentos de proteção individual (EPIs) e materiais de escritório necessários para a execução do serviço.
Uma sala de trabalho foi preparada e toda a documentação a ser trabalhada foi reunida nesse espaço. A tabela de temporalidade, que define os prazos de retenção e o destino final dos documentos, foi aplicada. Depois disso, a documentação passou por uma análise minuciosa para que fosse categorizada de acordo com a tabela de temporalidade fornecida. Os documentos foram higienizados e acondicionados de acordo com um plano de classificação pré-estabelecido.
Para facilitar a localização e identificação, caixas foram rotuladas com o ano, tipo de documento e marcadas com cores diferentes para indicar se eram arquivo corrente, temporário ou permanente. Qualquer documento que já não era necessário foi encaminhado para descarte adequado. Adicionalmente, um relatório detalhado foi compilado, incluindo sugestões para a continuidade do tratamento documental, tais como digitalização dos documentos de guarda permanente e temporária e organização do arquivo nato-digital, além da revisão periódica dos arquivos físicos.
O objetivo principal deste projeto era liberar espaço que estava ocupado pela grande quantidade de documentos acumulados e também também localizar rapidamente a documentação sempre que preciso. Após a organização dos arquivos, ambos os objetivos foram alcançados.
Arquivos de prédios e sua relação com a sociedade
A documentação associada a prédios e condomínios desempenha um papel fundamental na compreensão da história de uma sociedade, especialmente no contexto em que um edifício específico está localizado. Esses documentos fornecem informações valiosas sobre valores, costumes, técnicas de construção e as tecnologias de diferentes épocas. Além disso, os arquivos de edifícios em uma área de pesquisa específica podem revelar informações adicionais sobre a história da arquitetura, do desenvolvimento urbano, da vida cotidiana e oferecer insights significativos sobre a evolução das comunidades.
As plantas dos prédios e outros documentos relacionados à sua construção podem revelar informações sobre o planejamento urbano e o desenvolvimento de cidades ao longo do tempo. Mudanças nas plantas podem refletir tendências na vida urbana, como o aumento da densidade populacional e a evolução das necessidades habitacionais, por exemplo.
As histórias de funcionários que trabalharam nos prédios podem oferecer perspectivas únicas sobre a vida cotidiana e as condições de trabalho em diferentes períodos históricos. Um projeto de história oral pode ser realizado para resgatar essas narrativas. Registros sobre os tipos de materiais de construção utilizados nos condomínios podem indicar os avanços tecnológicos disponíveis na época de sua edificação e mostrar como a sociedade se adaptou às inovações na construção civil ao longo do tempo.
Agora que está mais claro o papel que a organização de arquivos e documentos tem para os prédios, condomínios e para a sociedade em geral, é hora de implantar um projeto desse tipo. Se você acredita que essa abordagem é relevante para o edifício que você mora ou que você administra, não hesite em começar. Entre em contato com a Raiz Projetos e Pesquisas de História para obter orientação e apoio especializado.