Entenda como a digitalização protege um acervo histórico, democratiza o acesso e valoriza o patrimônio cultural em instituições e empresas
A digitalização de documentos históricos tornou-se uma prática fundamental para a preservação da memória institucional, contribuindo para a valorização e democratização do patrimônio cultural de bibliotecas, museus, instituições educacionais, de saúde, esportivas e empresas.
Em um contexto em que os desafios da conservação de acervos físicos são constantes, a criação de versões digitais se apresenta como uma solução eficaz. Esse processo não apenas protege registros frágeis, mas também facilita a organização, o acesso e o compartilhamento com públicos internos e externos.
Neste artigo, você vai conhecer a definição de digitalização de acervos, vai saber dos desafios enfrentados na preservação de documentos históricos físicos e vai conhecer as vantagens das cópias digitais. Além disso, vai entender a importância de manter os acervos históricos originais após a digitalização e saber das etapas básicas envolvidas em projetos desse tipo.
Se este assunto interessa a você, continue a leitura.
O que é digitalização de acervos históricos e por que é importante?
A digitalização de acervos de história consiste em criar cópias digitais de documentos físicos, como manuscritos, fotografias, cartazes, folhetos, livros, objetos e outros registros históricos. Para isso, são utilizados equipamentos como scanners, câmeras digitais e softwares especializados, que convertem o material analógico em formatos digitais.
Esse processo desempenha um papel crucial na preservação e conservação, na organização e na extroversão dos acervos de memória, porque garante que informações históricas possam ser salvaguardadas, acessadas e compartilhadas de forma ampla.
Além de proteger os originais contra o desgaste do manuseio, a digitalização auxilia na organização das informações, facilitando a visualização dos documentos, o que amplia o acesso ao acervo, tornando-o uma ferramenta fundamental para a pesquisa.
Desafios da preservação de documentos históricos físicos
A preservação documental é fundamental para a manutenção da memória institucional e do patrimônio histórico e cultural, mas enfrenta uma série de desafios complexos. Esses registros, muitas vezes frágeis e únicos, estão sujeitos a condições e efeitos - naturais ou não - que aceleram sua degradação. A seguir, estão listados alguns desses fatores:
Degradação natural: Documentos históricos são vulneráveis à degradação causada por fatores como acidez do papel, variação de temperatura e umidade do ar, exposição à luz e acidez do próprio suporte do qual são feitos. Essas condições levam a aceleração do desgaste, desbotamento e alteração das cores e formatos dos materiais dos acervos.
Infestação por pragas: Fungos e insetos como traças e cupins representam uma ameaça significativa à integridade de documentos históricos, causando danos irreparáveis a filmes, cartazes, folhetos, fotografias, revistas e objetos. Essa deterioração é especialmente preocupante em ambientes onde o controle de pragas não é realizado de forma constante e eficaz.
Perda de informações por danos físicos: Rasgos, manchas e a perda de partes de documentos, frequentemente resultantes de manuseio inadequado ou acidentes, podem comprometer gravemente a integridade das informações contidas. Esses danos não apenas dificultam a leitura e a interpretação dos registros, mas também podem levar à irreversibilidade da perda de dados históricos valiosos.
Obsolescência de formatos antigos: Muitos documentos históricos estão armazenados em mídias como diapositivos, microfilmes, fitas magnéticas, disquetes, CDs e DVDs que, com o passar do tempo, podem se tornar inacessíveis devido à falta de equipamentos compatíveis. Essa obsolescência tecnológica representa um desafio significativo para a preservação, uma vez que a dificuldade em acessar e reproduzir esses formatos pode resultar na perda de informações valiosas.
Dificuldade de acesso e compartilhamento: Documentos históricos físicos podem estar armazenados em locais restritos, o que limita a consulta por pesquisadores e o público em geral. Além disso, a fragilidade e a condição dos itens podem exigir cuidados especiais durante o manuseio, tornando o acesso e o compartilhamento ainda mais difícil. Essa situação não apenas dificulta a disseminação do conhecimento, mas também pode resultar na subutilização de acervos relevantes.
Diante dos desafios da preservação de documentos históricos físicos, a digitalização se apresenta como uma solução essencial para garantir a longevidade e o acesso a esses registros. Ao converter materiais frágeis em formatos digitais, a integridade das informações é protegida e o acesso a um público mais amplo é facilitado, promovendo a disseminação do conhecimento e a valorização do patrimônio histórico. Investir em tecnologias de digitalização é fundamental para assegurar que a memória institucional e os acervos históricos permaneçam acessíveis e relevantes para as futuras gerações.
Benefícios da digitalização de documentos históricos
A digitalização de documentos históricos oferece diversas vantagens práticas, tanto para o público atendido pela instituição responsável pela preservação desses acervos quanto para os colaboradores que trabalham diretamente com eles. Digitalizar a documentação histórica é tanto uma ferramenta de organização como de extroversão de acervos.
Alguns dos benefícios são:
Conservação e preservação do acervo físico: A digitalização reduz a necessidade de manuseio direto dos documentos originais, protegendo-os de danos físicos e desgaste. Dessa forma, os arquivos físicos podem ser preservados em um ambiente controlado e serem manipulados com menor frequência, já que os usuários podem acessar as versões digitais que já atendam a muitas de suas necessidades de forma eficiente.
Acesso simplificado e democratizado: Documentos históricos digitalizados podem ser disponibilizados em plataformas online ou por meio de comunicação virtual, como e-mails, facilitando o acesso do público sem a necessidade de deslocamento ou agendamento para visitas presenciais. Dessa forma, o alcance dos acervos digitais se amplia para colaboradores, parceiros, pesquisadores, estudantes e o público em geral, contribuindo para a democratização do conhecimento.
Facilidade de compartilhamento e colaboração: Versões digitais podem ser compartilhadas com mais facilidade entre diferentes equipes, departamentos ou até mesmo entre instituições de pesquisa, incentivando a colaboração e permitindo estudos históricos comparativos com maior rapidez.
Segurança e recuperação de dados: A digitalização de acervos históricos permite que as instituições armazenem cópias de segurança em servidores ou na nuvem. Isso garante que, em caso de desastres como incêndios, inundações ou outros danos ao acervo físico, as informações do passado permaneçam protegidas e acessíveis.
Catalogação e recuperação rápida de informações: A digitalização possibilita a utilização de tecnologias que transformam documentos em arquivos pesquisáveis. Isso facilita a localização de informações específicas e aumenta a eficiência das pesquisas.
Valorização do patrimônio histórico e imagem institucional: Instituições que investem na digitalização de seus acervos históricos agregam valor à sua imagem, demonstrando um forte compromisso com a preservação de sua memória. Esse investimento não apenas fortalece a responsabilidade social e histórica, mas também melhora a reputação da instituição perante a sociedade.
Grande parte do acervo histórico do Nestlé Centro de Memória, gerenciado pela Raiz Projetos e Pesquisas de História, está digitalizado e disponível para todos os colaboradores da Nestlé em todo o mundo, por meio de um banco de dados hospedado na intranet da empresa.
A reserva técnica, que guarda e conserva a documentação física, está localizada em Araras, interior de São Paulo, onde se encontra a primeira fábrica da Nestlé no Brasil, inaugurada em 1921. Não é necessário estar presente nesse local para realizar pesquisas ou desenvolver projetos de extroversão dos acervos, como publicações impressas, documentários e conteúdos para redes sociais ou sites. Basta realizar a pesquisa online, na intranet, baixar as imagens em alta resolução e utilizá-las.
Ao longo dos anos, diversos projetos de digitalização do acervo histórico da Nestlé foram realizados, levando em consideração as necessidades e os recursos disponíveis. Em um determinado período, priorizou-se a digitalização de diapositivos e comerciais em fitas de 16 mm devido à obsolescência desses formatos e à dificuldade de acesso.
Em outro momento, os cartazes foram destacados, pois apresentavam um apelo estético relevante para projetos de extroversão de acervos, ao mesmo tempo em que são formatos de difícil manipulação devido ao seu tamanho.
A Raiz colaborou com o Greenpeace Brasil em um projeto de digitalização de acervos. A primeira etapa consistiu em mapear o status do acervo físico, composto por fitas U-Matic, VHS, BetaCam, diapositivos e negativos, para identificar o que já havia sido digitalizado.
Embora um projeto anterior de digitalização tenha sido iniciado, a falta de organização resultou na perda de controle sobre os itens já trabalhados e os que permaneciam apenas em formato analógico. Após essa análise, a Raiz atuou na consultoria para direcionar a continuidade do processo de digitalização, considerando a priorização de conteúdos, a seleção criteriosa de prestadores de serviço qualificados e a adequação ao orçamento disponível.
O conteúdo digitalizado desempenha um papel fundamental para que o Greenpeace acesse e utilize seus registros históricos de maneira eficiente, transformando o passado em uma ferramenta estratégica. Esses materiais não apenas enriquecem iniciativas atuais da instituição com informações e imagens, como também servem de base para o planejamento de ações futuras, fortalecendo a tomada de decisões e garantindo que o legado da instituição continue a inspirar e orientar suas atividades no longo prazo.
Acervos digitais substituem os documentos físicos?
Apesar da digitalização de documentos históricos ter se tornado uma prática comum nas instituições, esse processo não é a solução única e definitiva para a gestão da memória institucional. A crença de que digitalizar os acervos implica na eliminação das versões físicas é uma simplificação que pode levar a grandes equívocos.
Embora a digitalização ofereça muitas vantagens, existem atributos dos documentos físicos que não podem ser replicados digitalmente: a textura de embalagens e objetos, as impressões digitais nele marcadas, a coloração original, bem como a sensação tátil são exemplos de características que permanecem intransmissíveis em um formato digital.
Um exemplo notável ocorreu no relançamento do chocolate Lollo em 2012. As equipes de design de embalagens precisaram consultar no Nestlé Centro de Memória os documentos físicos da marca para garantir que as cores fossem o mais fiéis possível à versão original de 1982. Isso porque os arquivos digitalizados desses documentos não apresentavam a precisão necessária, mesmo com o uso de escalas de cor, devido às variações nas configurações das telas de computador.
Além disso, a experiência sensorial proporcionada por documentos físicos originais pode ser um diferencial em determinadas situações, como em exposições. Nos últimos anos, com a crescente presença de telas em nosso cotidiano, tem-se observado uma valorização das experiências analógicas. Essa busca por autenticidade e conexão emocional contrasta com a natureza impessoal dos arquivos digitais.
A interação com documentos testemunhais — aqueles que realmente existiram em um determinado período — evoca nostalgia e valoriza o tangível. Ou seja, desperta a memória afetiva das pessoas e gera conexão, o que torna a preservação de documentos físicos ainda mais relevante.
A preservação de documentos físicos oferece ainda segurança contra a obsolescência digital e a perda de dados. A rápida evolução da tecnologia pode tornar versões digitais, antes consideradas de alta qualidade, ultrapassadas e inacessíveis, o que ressalta a importância de manter as versões físicas que podem ser digitalizadas novamente, caso necessário. Diretrizes de preservação de instituições regulamentadoras também enfatizam que a digitalização não deve substituir os documentos originais, garantindo assim a continuidade do acesso à informação e a proteção da riqueza cultural e histórica.
Digitalização de documentos: etapas e boas práticas
Diversos tipos de instituições podem e devem participar de projetos de construção de acervos históricos digitais por meio da digitalização e disponibilização de seus documentos físicos. Bibliotecas que possuem livros e documentos raros, arquivos públicos que guardam registros históricos e administrativos de interesse geral, museus que podem tornar acessíveis coleções de artefatos e documentos relacionados, e universidades que detêm pesquisas e materiais acadêmicos são exemplos de instituições essenciais nesse processo.
Além disso, organizações sem fins lucrativos que buscam preservar a cultura e a história local ou de uma causa específica, assim como empresas que reconhecem seus acervos históricos como ferramentas valiosas para a gestão de negócios, também podem se beneficiar da construção de acervos históricos digitais.
A digitalização de acervos é uma prática que exige planejamento e organização. Devido à sua complexidade e aos custos envolvidos, é recomendado dividir o processo em projetos menores, cada um com suas metas, prazos e recursos específicos. Isso permite uma gestão mais eficiente e adaptável às características únicas de cada acervo.
As etapas básicas de um projeto de digitalização incluem:
Planejamento: é essencial planejar o processo de digitalização com base nos objetivos do projeto. Isso inclui definir o volume e o tipo de documentos a serem digitalizados, os recursos necessários, o orçamento disponível, fornecedor ou equipamentos/equipe e os prazos. Também é preciso estabelecer a resolução e os formatos e atender a outras orientações de órgãos de preservação como o CONAR (Conselho Nacional de Arquivos), Arquivo Nacional, o IBRAM (Instituto Brasileiro de Museus) e o Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional (IPHAN), etc.
Preparação e conservação dos documentos: a preparação envolve a organização e a higienização cuidadosa dos documentos. Em alguns casos, é necessário restaurar os suportes para melhorar sua legibilidade. O cuidado nessa fase evita danos ao acervo físico, melhora a qualidade da digitalização e garante o controle da guarda da documentação física.
Digitalização: Durante a digitalização, é importante seguir um fluxo de trabalho que garanta consistência na qualidade da imagem, na resolução e no formato de saída. A equipe de digitalização deve utilizar equipamentos de proteção individual (EPIs) e deve ser treinada para operar, respeitando os cuidados necessários para preservar os documentos.
Pós processamento e verificação de qualidade: Após a digitalização, os arquivos devem passar por um processo de verificação para garantir a qualidade e precisão de imagens e textos. Também é recomendável corrigir qualquer problema visual, como alinhamento, contraste ou brilho, e nomear os arquivos de forma organizada.
Armazenamento e backup dos arquivos digitais: Uma vez digitalizados, os arquivos devem ser armazenados em um sistema seguro e organizado, com backups regulares para evitar perdas.
Disponibilização e acesso: Dependendo dos objetivos da instituição, os arquivos digitalizados podem ser disponibilizados para acesso público em plataformas online. O uso de portais digitais ajuda a democratizar o acesso e a gerar mais interesse no acervo, ampliando o seu alcance.
Manutenção contínua: A digitalização é apenas o começo da preservação digital. É importante que a instituição revise periodicamente os arquivos digitais para garantir que as cópias estejam intactas e possam ser atualizadas conforme novas tecnologias surjam.
Digitalização de arquivos como investimento estratégico
A digitalização de arquivos históricos vai além de uma simples solução tecnológica: trata-se de um investimento estratégico que transforma a gestão da memória institucional e otimiza a eficiência operacional. Ao converter documentos físicos em versões digitais, as instituições preservam informações valiosas contra a deterioração e os riscos de perda, ao mesmo tempo em que ampliam o acesso e melhoram a organização de seus acervos. Essa transformação reduz custos operacionais, acelera a recuperação de dados e permite o uso mais inteligente e eficaz dos recursos disponíveis, impulsionando a produtividade dos processos.
Além disso, a digitalização oferece uma vantagem competitiva indispensável em um cenário onde a rapidez e a acessibilidade das informações são essenciais para a inovação e a tomada de decisões estratégicas. Instituições que adotam essa prática sinalizam, por um lado, o compromisso com a responsabilidade histórica e, por outro, com a modernização e inovação, fortalecendo sua reputação diante dos stakeholders.
Se você está pensando em iniciar um projeto desse tipo, entre em contato com a nossa equipe.
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