Saiba como a documentação histórica organizada pode ser uma ferramenta de gestão para empresas e instituições
Os acervos históricos são um conjunto de documentos que foi reunido e preservado ao longo da trajetória das organizações por causa de seu valor histórico. Nessa massa documental, dados valiosos e informações estratégicas podem ser encontradas e utilizadas pelas mais diversas áreas das empresas e das instituições. Porém, para que isso de fato aconteça, de nada adianta acumular documentos. É preciso organizá-los, zelar por eles.
Os trabalhos de Memória Empresarial e Memória Institucional são divididos em dois grandes blocos de atividades: a organização de acervos (bastidores) e a extroversão de acervos (o que dá vista). Neste artigo, vamos falar do primeiro grande bloco, apresentar as atividades que o compõem, trazer exemplos concretos de boas práticas e indicar as vantagens de colocar ordem nos documentos produzidos ao longo da história de uma empresa, de uma instituição, de uma pessoa.
Para conhecer as vantagens de desenvolver esse tipo de trabalho, continue a leitura.
O que é organização de acervo?
Os acervos históricos são o conjunto de documentos que integram o patrimônio de uma pessoa, de uma instituição, de uma empresa, de uma nação. Para que os acervos históricos tenham serventia como fonte de dados, de informação, de conhecimento, é preciso que estejam organizados. A organização de acervos é o trabalho de cuidado com a documentação histórica a partir de métodos que combinam preservação e conservação dos suportes documentais, gestão de informação e pesquisa.
Com a organização de acervos, as empresas e instituições podem usar a documentação histórica como ferramenta estratégica de gestão de negócios, de fortalecimento de identidade, reputação e vínculos. Com o zelo pelo acervo histórico, as organizações também servem à comunidade como um todo, atuando pela responsabilidade histórica e social, já que os documentos são fonte para a construção da história das organizações, mas também dos contextos onde suas atividades acontecem.
Por que a organização de acervos é importante?
Documentos desorganizados e desconexos pouco ajudam a entender qualquer contexto que seja. Um acumulado de papéis e objetos em uma gaveta ou em uma sala não tem serventia nenhuma quando precisamos rapidamente saber e provar a data de lançamento de um produto, por exemplo. A filósofa e escritora espanhola Irene Vallejo considera que organizar acervos foi um passo tão importante quanto a própria invenção da escrita. Em seu livro O Infinito em um Junco, ela questionou:
"De que adianta acumular documentos se a desordem os embaralha e as informações necessárias em cada momento são como agulhas em infinitos palheiros?"
Por outro lado, um acervo histórico organizado atende não só ao pesquisador que quer estudar sobre a história de uma categoria, como também as mais diversas áreas de uma empresa ou instituição: serve de prova em processos jurídicos, disponibiliza informação para comunicação corporativa, oferece dossiês com a história das marcas e dos produtos para o marketing e proporciona imagens que sanam a curiosidade ou ativam a memória afetiva dos consumidores.
O Nestlé Centro de Memória opera justamente assim. Por conta do acervo organizado, qualquer informação ou documento pode rapidamente ser recuperado e disponibilizado. Na década de 2010, uma consumidora enviou uma mensagem para o SAC buscando uma receita de um certo bolo de chocolate que havia saído impresso no rótulo de Nescau na década de 1960. Aquele bolo era tão importante para a memória afetiva daquela consumidora, que mesmo passado 50 anos, ela se lembrava do gosto e queria repetir a receita.
Demorou cerca de 5 minutos para que a receita fosse identificada, o rótulo digitalizado fosse visto e enviado para ela. A partir desta experiência, o vínculo da marca com essa consumidora nunca mais seria desfeito. Com esse atendimento, a Nestlé mostrou para ela que, além de zelar pela história de suas marcas e de seus produtos, zela pela história de seus consumidores também.
Quando é recomendado fazer organização de acervos?
Diferentemente da Nestlé Brasil, algumas organizações já consolidadas no mercado não tem seu acervo histórico reunido e organizado. Nestas empresas ou instituições com anos de existência, não é incomum que as informações históricas estejam na cabeça de um veterano que “sabe tudo” e guarda consigo algumas fotografias e objetos icônicos que, sempre os mesmos, são de tempos em tempos acionados para publicar um release ou fazer uma exposição durante uma efeméride.
Certamente este veterano é um importantíssimo guardião da história e um trabalho de memória oral ajudaria a salvaguardar os momentos da organização que estão salvos na sua memória. Mas a memória é feita de lembrar e esquecer. Na lembrança, as informações não são precisas, as datas não batem. Junto aos pertences do colaborador, a fotografia não está preservada da melhor maneira e as resoluções das imagens digitais são ruins.
Portanto, antes tarde do que nunca, é preciso começar! As fusões, as aquisições, o portfólio extenso e variável, os rebrandings, os aniversários comemorados e os muitos documentos históricos dispersos, acumulados ou abandonados estariam sendo um grande ativo estratégico se estivessem organizados.
As empresas e instituições novas, que têm poucos anos de existência ou que acabaram de ser fundadas, também podem e devem começar a organizar seus acervos, porque isso ajuda a legitimar e consolidar sua identidade e sua reputação. A documentação histórica em ordem mantém a organização recém fundada íntegra aos seus propósitos e a sua missão, deixando a narrativa sobre si mesma coesa e coerente.
Se produzida em série, para evitar que as informações se percam no futuro, a coleta e tratamento da documentação imediatamente após a produção é altamente recomendada, já que as informações estão frescas e podem ser resguardadas com precisão. Lembrando que documento histórico é tudo que ajuda a contar a história a que se pretende, não necessariamente é um papel velho.
Como implementar um projeto de organização de acervos?
O projeto de organização de acervos passa por uma fase inicial de implantação e uma outra fase permanente de gestão.
Para começar um projeto de organização de acervos históricos é preciso primeiro desenhar o escopo de guarda do acervo em questão. É muito comum que a empresa ou instituição fique animada e acabe acumulando documentos sem critério. Entretanto, quem guarda tudo não guarda bem nada. Definido o escopo, é preciso fazer um diagnóstico e identificar onde e em que condições de conservação está a documentação histórica referente a empresa. Talvez seja preciso fazer uma campanha de sensibilização e conscientização e, assim, recolher o acervo com colaboradores, prestadores de serviço, parceiros e até clientes.
A Editora Brasil Seikyo, fundada em 1965, tinha necessidade de organizar seu patrimônio intelectual. A princípio, a ideia era colocar ordem apenas na produção da área de publicações da editora mas, a partir de estudos para definição de escopo, o entendimento mudou.
Além da produção da área de publicações, era preciso também controlar toda documentação institucional produzida pela editora ou sobre a editora. Também decidiu-se pelo zelo da documentação enviada pela associação ao qual a editora pertence, e que tem uso constante em suas publicações, sendo de sua responsabilidade a gestão.
Escopo definido, diagnóstico feito, documentação recolhida, é hora de colocar a mão na massa.
Quais etapas envolvem um projeto de organização de acervos?
A organização de acervos históricos consiste nas seguintes etapas: triagem, higienização, restauração (se necessário), classificação, catalogação, digitalização e acondicionamento na reserva técnica.
Ainda na etapa de implantação do projeto, é preciso desenvolver o sistema de classificação da documentação que categoriza cada um dos documentos da empresa segundo seu gênero documental e seus assuntos. Também é necessário criar as fichas catalográficas, definindo quais campos devem ser preenchidos e como. Em seguida, o material de acondicionamento é definido e é montada a reserva técnica, um local onde as condições de temperatura, umidade e luminosidade ajudam na conservação e na preservação do acervo.
Criados estes instrumentos, estabelecidos todos os critérios, aplica-se um projeto piloto de teste.
Após os ajustes necessários, está implantado o projeto!
A gestão do acervo histórico é permanente, e pode ser absorvida pelas equipes da empresa ou por uma equipe de dedicação exclusiva, podendo esta ser interna ou de uma empresa especializada.
Especialistas em organização de acervos
Agora que ficou claro o que significa organizar acervos e qual a sua importância, lembre-se também que, para esse tipo de serviço, contar com especialistas é fundamental na execução e implementação do projeto.
Os profissionais mais indicados para esse tipo de trabalho são da área de gestão da informação, conservação e preservação de documentos, bem como de pesquisa de história. A Raiz Projetos e Pesquisas de História possui vasta experiência em organização de acervos e presta serviços de consultoria, orientação e aplicação técnica da metodologia.
Quer começar a organizar os documentos da sua empresa? Conte com a Raiz!
Perguntas e respostas
O que é organização de acervos históricos?
É o trabalho de cuidado com o acervo histórico (conjunto de documentos que integram o patrimônio de uma pessoa, de uma instituição, de uma empresa, de uma nação) a partir de métodos que combinam preservação e conservação dos suportes documentais, gestão de informação e pesquisa.