Descubra como empresas e entidades podem organizar e gerenciar dados, informações e documentos e utilizá-los de forma estratégica
A gestão do conhecimento é um processo fundamental para auxiliar empresas e organizações a utilizar de forma produtiva seus conhecimentos, e que as torna mais eficientes, inovadoras e adaptáveis às mudanças. Esse processo é ainda mais crucial em um ambiente de negócios cada vez mais complexo e dinâmico, porque auxilia na criação de uma base sólida para o crescimento sustentável.
A memória organizacional é um componente essencial da gestão do conhecimento por permitir que as empresas e instituições acessem e utilizem de maneira estratégica as histórias, as experiências e o conhecimento acumulado ao longo de sua trajetória e, desta maneira, alcançar seus objetivos presentes e futuros.
Neste artigo, você vai entender o que é gestão do conhecimento e saber das suas vantagens para as organizações. Além disso, vai compreender a diferença entre a gestão do conhecimento e a gestão da informação e perceber como um projeto de memória organizacional pode servir de recurso fundamental nesse processo.
Se este assunto, interessa a você e a sua organização, continue a leitura.
Gestão do conhecimento
A gestão do conhecimento (GC) abarca um conjunto de etapas que engloba desde a identificação e captura até o armazenamento, organização, compartilhamento e aplicação do conhecimento. Ela desempenha um papel determinante para que empresas e instituições utilizem a riqueza dos saberes que possuem e as experiências adquiridas ao longo de sua trajetória de forma efetiva.
A adoção dessa abordagem e a implantação desse processo não apenas aprimoram o desempenho organizacional, como também auxiliam as organizações a alcançar seus objetivos estratégicos. Essa prática traz consigo uma série de vantagens, incluindo:
Aumento da eficiência: aprimora, moderniza e padroniza processos, além de fornecer acesso rápido ao conhecimento necessário para as mais diferentes atividades
Redução da redundância: evita a duplicação de esforços, uma vez que as informações já existentes são facilmente acessíveis, economizando tempo e recursos
Melhora na tomada de decisões: garantia de que as decisões possam ser baseadas em informações precisas e atualizadas
Desenvolvimento dos funcionários: facilita a capacitação e o aperfeiçoamento das equipes, permitindo-lhes acessar recursos de aprendizado e experiências anteriores
Retenção do conhecimento: captura e preserva o conhecimento que está nas pessoas, transferindo-os para a empresa
Estímulo à colaboração e à inovação: cria um ambiente propício ao compartilhamento de ideias e experiências entre equipes e departamentos
Portanto, a gestão do conhecimento desempenha um papel significativo na promoção do crescimento sustentável das organizações, pois cria condições para o aprendizado contínuo, a inovação e adaptação a longo prazo.
Gestão de conhecimento e gestão da informação
A gestão de conhecimento é um processo amplo que inclui a identificação e captura de informações registradas em documentos, mas também do conhecimento tácito, implícito, não formalizado. Além disso, esse tipo de processo tem um propósito: visa criar práticas para compartilhar e aplicar o conhecimento de forma efetiva para melhorar os resultados da empresa ou da instituição em questão.
Por sua vez, a gestão da informação é uma parte importante da gestão do conhecimento. Nela estão concentrados os processos de coleta, armazenamento, organização e disseminação de informações explícitas e factuais dentro de uma organização. Isso inclui a gestão de dados, de documentos e de registros que servem para apoiar os processos internos.
E a memória organizacional está intrinsecamente relacionada tanto à gestão do conhecimento quanto à gestão da informação, sendo um componente essencial desses dois processos.
Memória organizacional e gestão de conhecimento
A memória organizacional ou memória institucional, como também é conhecida, é um dos principais recursos para alcançar os objetivos a que se propõe a gestão do conhecimento. Ao implantar projetos de memória organizacional, a instituição pode acessar e utilizar, tanto no presente como no futuro, as histórias, as experiências, as informações e os conhecimentos adquiridos no passado.
O Nestlé Centro de Memória, projeto de memória empresarial da Nestlé Brasil, possui um banco de dados implantado desde 2011 para gerenciar e disponibilizar para todos os colaboradores da Nestlé, em nível mundial, o acesso à documentação histórica que compõem seu acervo. Dessa forma, qualquer colaborador que, no seu cotidiano de trabalho, precisar saber uma informação como data de inauguração de uma fábrica ou ter que assistir ao primeiro comercial de algum produto, terá a possibilidade de, muito rapidamente, atender a sua necessidade.
O gerenciamento da memória organizacional tem por objetivo preservar tanto a história como o conhecimento construído e acumulado nas organizações, e serve para:
a gestão administrativa e de negócios, fornecendo informações, dados e registros para as mais diferentes áreas
revitalizar e consolidar a identidade, a reputação e a cultura da organização
estabelecer conexões com seus públicos de interesse a partir da memória afetiva
atuar pela responsabilidade histórica e social, já que preserva as histórias dos contextos onde sua atuação se dá
As equipes dos projetos de memória organizacional e de gestão do conhecimento devem trabalhar em consonância e parceria, com auxílio de especialistas de diferentes áreas, já que as suas atividades exigem habilidades interdisciplinares. Ao lado de arquivistas, bibliotecários, comunicadores, profissionais de gestão e de tecnologia da informação, historiadores, restauradores e museólogos somam olhares e técnicas valiosas na preservação do legado das organizações.
No viés da memória organizacional, esse legado pode estar disponível em diferentes tipos de documentos históricos ou ainda nas pessoas que fazem ou fizeram parte da instituição em questão. Para este conhecimento subjetivo e interiorizado nos colaboradores, parceiros, consumidores, associados e demais stakeholders, a história oral, metodologia que captura, registra, documenta, pesquisa, preserva e analisa a memória oral, pode ser usada como técnica de recuperação e registro.
Projetos de memória organizacional
Na Raiz Projetos e Pesquisas de História, as atividades dos projetos de memória organizacional podem ser divididas em três partes:
organização de acervos históricos
extroversão de acervos históricos
pesquisas sócio-históricas
Na organização dos acervos históricos, é realizado o tratamento técnico dos documentos físicos e nato digitais. Para os documentos físicos, a triagem, a higienização, a classificação, a catalogação, a digitalização, a identificação e o acondicionamento apropriado são as etapas básicas. Já para os nato digitais, a triagem, a classificação, a catalogação, a identificação e o acondicionamento são as tarefas previstas.
Se a organização tiver implementado um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), os acervos históricos digitalizados ou nato digitais que tenham passado pelo tratamento documental podem ser integrados a ele.
Na extroversão dos acervos históricos, os documentos são disponibilizados ao público e seus formatos podem variar desde um banco de dados para pesquisa até um museu institucional ou corporativo. As atividades envolvidas nesta etapa mudam de acordo com o formato escolhido.
As pesquisas sócio-históricas, por sua vez, acompanham o processo de organização e de extroversão dos acervos históricos organizacionais, empresariais ou institucionais. Elas tratam de um tema específico e sua relação com o contexto sócio-histórico mais amplo, auxiliando a catalogação dos documentos na fase de organização e também na criação das narrativas dos projetos de extroversão.
Vale lembrar que uma etapa importante e anterior a todas estas é a análise da organização em questão, o diagnóstico, a definição do escopo e das metodologias do projeto, de acordo com os objetivos de cada instituição, já que os projetos de memória organizacional atendem a diferentes públicos. Podem servir a escritórios de advocacia, a hospitais, empresas, indústrias, a clubes esportivos, a instituições de ensino, ao terceiro setor, a agências de publicidade ou a institutos de pesquisa.
Centros de Memória e gestão do conhecimento
Os centros de memória empresariais ou institucionais são o formato mais completo de um projeto de memória organizacional. Eles são especialmente importantes para a gestão do conhecimento já que para além da organização e extroversão dos acervos e das pesquisas sócio-históricas, eles funcionam como uma engrenagem de resgate e ativação da história.
Por meio dos centros de memória, o conhecimento fica disponível de maneira constante e acessível no dia a dia dos colaboradores, servindo como um suporte essencial em uma ampla gama de projetos, tanto internos quanto externos.
Na Nestlé, por exemplo, é comum que os projetos de lançamento de produtos ou de novas campanhas comecem no Nestlé Centro de Memória. Desta forma, o resgate da história e do conhecimento prévio da empresa sobre sua marca se torna o pontapé inicial de um projeto novo e muitas vezes, trazendo uma melhoria, uma abordagem diferenciada ou uma solução criativa para um novo produto, uma marca ou uma campanha, o que contribui para a inovação.
Outro exemplo prático do uso de um centro de memória é o do Grupo Votorantim. Durante o programa de integração, os novos colaboradores têm a oportunidade de visitar o Memória Votorantim, o centro de memória do grupo. Nessa visita, eles mergulham na história centenária da empresa e conhecem o legado que fará parte de suas jornadas de trabalho. Além disso, aprendem como os dados, informações, documentos e insights do centro de memória podem contribuir para a melhoria das atividades em suas respectivas áreas.
Agora está mais claro o papel que a memória organizacional tem na gestão do conhecimento? Se você está interessado em iniciar um projeto em sua empresa ou instituição, não hesite em dar o primeiro passo. Entre em contato com a Raiz Projetos e Pesquisas de História para obter orientação e apoio especializado e ajudar sua organização a criar uma base sólida para o crescimento sustentável, inovação e sucesso a longo prazo.
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