Erros comuns na organização documental de memória empresarial
- Carolina Kuk
- 11 de nov.
- 7 min de leitura
Atualizado: há 2 dias
Aprenda a evitar prejuízos e proteger o patrimônio histórico da sua organização
A memória institucional de uma empresa é muito mais do que um conjunto de documentos antigos: ela é um ativo estratégico, essencial para fortalecer a identidade e a cultura organizacional, preservar aprendizados, consolidar vínculos com stakeholders, comprovar a trajetória da marca e exercer a responsabilidade histórica da instituição.
Mesmo assim, ainda é comum que gestores e profissionais de áreas como Recursos Humanos, Comunicação, Jurídico, Tecnologia da Informação e Governança subestimem a importância de cuidar bem desse patrimônio.
Quando a administração de acervos históricos é feita de forma inadequada, as consequências podem ser sérias: perdas de documentos valiosos, prejuízos financeiros, riscos jurídicos, falhas em processos de compliance e até danos à reputação da empresa.
Neste artigo, vamos explorar os principais erros cometidos na organização de acervos de memória corporativa, o impacto que eles podem gerar e as melhores práticas para evitá-los, mostrando como um projeto bem planejado pode proteger e valorizar a história da sua organização.
O que são e o que não são documentos históricos corporativos
Muitas empresas ainda confundem documentos históricos com qualquer material antigo guardado em seus arquivos. Mas nem tudo que é velho tem valor histórico. Os documentos de memória corporativa são aqueles que realmente ajudam a contar a trajetória da empresa, consolidar sua cultura, registrar marcos importantes e preservar conquistas que podem inspirar e orientar o futuro.
Entre os exemplos mais comuns estão atas de reuniões estratégicas, contratos que marcaram mudanças de rumo, campanhas de comunicação, fotografias de eventos, embalagens e até brindes que representaram momentos significativos da marca.
Já documentos administrativos de rotina, versões intermediárias de relatórios sem relevância histórica ou correspondências sem impacto na trajetória institucional podem ser descartados desde que o processo siga a tabela de temporalidade e as normas arquivísticas vigentes, que garantem o cumprimento das obrigações legais de preservação documental.
Descartar indevidamente um documento relevante, porém, pode gerar consequências sérias: perda de provas em disputas judiciais, dificuldade em comprovar direitos ou inovações e até o enfraquecimento da identidade e da cultura organizacional, fatores que repercutem diretamente no engajamento dos colaboradores.
Entre erros na organização documental em memória empresarial estão a ausência de critérios claros para seleção e descarte, decisões apressadas que levam à eliminação de registros importantes e o acondicionamento inadequado, que expõe documentos a riscos de deterioração ou perda.
Quem é responsável pela guarda e organização dos documentos históricos corporativos?
Um dos equívocos mais frequentes nas empresas é imaginar que a responsabilidade pela memória institucional cabe apenas a um único departamento, geralmente o arquivo ou o setor administrativo. Na realidade, preservar a história corporativa é um esforço coletivo e multidisciplinar. Áreas como Recursos Humanos, Comunicação, Marketing, Jurídico, Tecnologia da Informação e Governança devem atuar em conjunto, cada uma contribuindo com sua própria perspectiva.
O RH, por exemplo, pode reunir registros e depoimentos de colaboradores que ajudam a contar a evolução da cultura organizacional. Já as equipes de Comunicação e Marketing preservam campanhas e eventos emblemáticos, enquanto o Jurídico garante a salvaguarda de contratos e documentos legais que marcaram momentos chave da trajetória empresarial.
Um bom exemplo dessa abordagem integrada vem da Adium, indústria farmacêutica sediada em São Paulo, que contou com a Raiz Projetos e Pesquisas de História para organizar seu acervo. O projeto teve como objetivo aproveitar a documentação coletada durante as comemorações de 30 anos da empresa e transformá-la em uma ferramenta de gestão.
Cerca de 600 documentos entre fotografias, manuscritos, folhetos, revistas e registros datilografados foram organizados, catalogados e digitalizados. O processo incluiu ainda a elaboração da ficha catalográfica e o sistema de classificação da documentação, além da definição do material de acondicionamento, antes da catalogação e a efetiva digitalização dos documentos.
Com esse trabalho, as informações e imagens passaram a estar disponíveis para diversas áreas da empresa, como Comunicação, Jurídico, RH, agências parceiras e até a Gerência Geral. O resultado foi uma organização mais ágil, transparente e preparada para os desafios do mercado, transformando o acervo histórico em um verdadeiro ativo estratégico.
Quando os colaboradores têm fácil acesso aos documentos históricos da empresa, isso se traduz em benefícios concretos, como:
decisões mais rápidas e bem fundamentadas;
fortalecimento da cultura organizacional, com o resgate de valores e conquistas;
facilidade na comprovação de direitos e boas práticas em auditorias e processos;
estímulo à inovação, por meio do aprendizado com experiências passadas;
campanhas de comunicação e marketing mais autênticas e conectadas à história da marca.
Por fim, é importante destacar o papel da alta liderança nesse processo. Cabe à diretoria definir políticas, aprovar recursos e incentivar as equipes. Sem o envolvimento ativo dos gestores, dificilmente a cultura de preservação se consolida, expondo a empresa ao risco de perder registros valiosos de sua trajetória, uma situação infelizmente recorrente em muitas organizações.
Como iniciar a organização de documentos históricos corporativos?
Muitas empresas decidem organizar seus documentos históricos sem antes realizar um diagnóstico adequado e é justamente aí que começam os problemas. O primeiro passo deve ser um mapeamento criterioso de todo o acervo, identificando o que existe, o estado de conservação, as condições de armazenamento e quais materiais são prioritários para preservação.
A partir desse levantamento, é hora de desenvolver um sistema de classificação e uma ficha catalográfica, que ajudem a dar ordem e coerência ao conjunto. Classificar os documentos por tipologia e assunto, catalogar os itens e padronizar os processos de identificação, acondicionamento e acesso são etapas essenciais para construir uma base sólida de gestão.
Outro erro comum é subestimar a complexidade do acervo, deixando de envolver as áreas responsáveis ou ignorando normas de compliance. Cada documento pode ter implicações legais, históricas ou estratégicas e por isso, o cuidado deve ser conjunto. A utilização de ferramentas digitais de gestão documental e plataformas de digitalização facilita o controle, a segurança e o acesso às informações, tornando o processo mais eficiente e sustentável.
Investir em um processo estruturado e integrado desde o início garante que a gestão dos documentos históricos seja eficiente, segura e alinhada às necessidades da empresa, transformando o acervo em um recurso vivo e acessível, em vez de apenas um arquivo esquecido.
Projeto de memória institucional ou corporativa: desafios e soluções
Depois de organizar o acervo, muitos gestores se deparam com um desafio contínuo: manter a atualização e preservação dos documentos ao longo do tempo. Sem um projeto estruturado, é comum que o trabalho perca força, que fatos recentes deixem de ser registrados e que o acervo acabe ficando obsoleto. Quando não há objetivos claros, indicadores ou engajamento das equipes, a iniciativa corre o risco de ser abandonada.
Por isso, a implementação de um projeto de memória corporativa consistente é fundamental para garantir a continuidade e relevância deste trabalho. Isso envolve definir objetivos claros, planejar as etapas do projeto, prever os recursos necessários (equipe, orçamento e infraestrutura) e integrar diferentes áreas da empresa. Também é importante desenvolver iniciativas de extroversão do acervo — interna e externamente —, mostrando como os documentos históricos podem ser utilizados de forma prática e estratégica.
Uma alternativa interessante é contar com uma consultoria histórica especializada. Empresas com experiência nesse tipo de projeto oferecem equipes multidisciplinares que cuidam de todas as etapas operacionais, garantindo que o acervo seja organizado, preservado e valorizado, e que sua memória institucional se transforme em um ativo estratégico para o negócio.
Especialistas em memória institucional ou empresarial
Contar com especialistas em memória institucional ou empresarial é altamente recomendado, pois esse tipo de trabalho exige metodologias e técnicas específicas. Profissionais como arquivistas, historiadores, museólogos e bibliotecários desempenham um papel essencial no desenvolvimento de projetos de memória corporativa.
Cada especialista contribui de forma única: desde o diagnóstico inicial do acervo, passando pela definição de políticas e processos, até o treinamento das equipes internas e o monitoramento constante da qualidade da gestão documental. Com esse suporte, sua empresa evita erros comuns, reduz riscos e fortalece sua governança, transformando a memória institucional em um recurso estratégico.
Um exemplo de excelência nesse campo é a Raiz, responsável pela gestão do Nestlé Centro de Memória, reconhecido como um dos projetos pioneiros de Memória Empresarial no Brasil e referência em melhores práticas para o setor.
Boas práticas para evitar erros na memória empresarial
A ausência de políticas internas, treinamentos contínuos e sistemas eficientes de gestão documental pode gerar problemas sérios: perda de documentos essenciais, riscos de não conformidade legal, dificuldade para comprovar inovações e até a perda de conhecimento crítico com a saída de colaboradores.
Para evitar esses desafios, algumas boas práticas se destacam: implementar políticas claras, oferecer treinamento regular às equipes, digitalizar e realizar backup dos documentos, além de monitorar periodicamente os processos de gestão do acervo.
Um exemplo concreto é o trabalho da Raiz com o acervo audiovisual e iconográfico do Greenpeace Brasil. O projeto começou com um diagnóstico detalhado de digitalização e conservação, seguido por ações de salvaguarda da documentação. Ao final, foram entregues relatórios e apresentações detalhando as atividades realizadas, os próximos passos e sugestões de uso e divulgação do acervo.
Investir em boas práticas de memória institucional não protege apenas o patrimônio histórico, mas também cria vantagens competitivas, fortalece a governança e reduz riscos para a organização.
Erros e consequências em projetos de memória institucional
Agora que está claro os tipos de erros mais comuns em projetos de organização de acervos de memória empresarial e institucional, e a gravidade de suas consequências, fica claro que a gestão da memória institucional deve ser vista como um processo contínuo, que envolve monitoramento, avaliação e atualização constante.
Só assim é possível preservar o patrimônio histórico e manter a conexão da empresa com seu passado, presente e futuro. Quer evitar erros e proteger a história da sua organização? Fale com nossos especialistas e descubra como um projeto de memória institucional pode transformar o legado da sua organização.
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